Données opérationnelles

L'ensemble des processus et registres nécessaires à la bonne marche opérationnelle de l'entreprise.

• un registre de signature des salariés
• un constat amiable d'accident de voiture de l'entreprise
• une signature de bon de commande
• un ordre de mission
• un droit d'accès à un espace protégé
• ...

Prenons l'exemple suivant:
Une entreprise qui utilise la biométrie pour autoriser l'entrée à un espace particulier (virtuel ou physique) de l'entreprise est typiquement dans le cas de l'utilisation de données personnelles dites "sensibles"; en l'occurrence des données biométriques.
L'intégrité et la confidentialité de ces données doivent être garanti d'un niveau de sécurité particulier.

• 1- la fiche doit être enregistrée au registre des traitements des données personnelles.
• 2- l'entreprise doit être en mesure de répondre à:
  • Pourquoi j'utilise cette méthode?
  • Quelle elle la base légale de ce traitement?
  • Comment sont conservées les données?
  • Combien de temps?
  • Comment sont elles supprimées?
  • L'accès frauduleux à ces données présente t-il un risque pour les personnes concernées? (PIA)

Les données opérationnelles

Finalité	Base légale	Données personnelles	Données sensibles	Durée de conservation	Effacement des données	Transfert hors EU	Sous traitant	Droits des personnes concernées	Sécurité (Intégrité & confidentialité)	Sauvegarde (Disponibilité)
Processus administratif avec les organismes d’assurance maladie	obligation légale	●  Identité : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, numéro de téléphone ;	●  numéro de sécurité sociale et taux de prise en charge : pour l’édition des feuilles de soins et la	3 ans après la dernière intervention puis archivées pendant 15 ans, sous réserve de dispositions spécifiques
Gestion du dossier pharmaceutique	obligation légale	Informations relatives à la profession dans la stricte limite où elles sont nécessaires à la dispensation :	télétransmission aux organismes assurant la gestion du régime obligatoire d’assurance maladie dont dépend
Gestion de l’ordonnancier	obligation légale	●  Informations relatives aux habitudes de vie du patient : les coordonnées des proches mandatés pour le retrait des produits délivrés peuvent être collectées avec l'accord du patient ;	Santé :
Gestion de fiches patients		●  identité du prescripteur : nom, adresse, numéro d’identification, spécialité, situation conventionnelle.	●  Médicaments, produits de santé ou dispositifs médicaux dispensés, posologie, date de l’ordonnance et durée de la prescription ;
Envoi de SMS (prévenir de la réception d’un produit)			●  modalités particulières de prise en charge médicale : hospitalisation à domicile, prise en charge dans un réseau de santé ;
Gestion de la validité de l’ayant-droit			●  renseignements d’ordre biologique, physiologique et pathologique propres à influencer la réaction du patient aux médicaments ;
Gestion du matériel de location			●  historique des médicaments dispensés, traitements en cours, médecins traitants.
Préparation des doses à administrer
Gestion des Fiches conseil
Suggestion de vente ou suggestion de conseils
Entretien pharmaceutique
Externalisation du tiers payant
Distributeur automatique
Applications pour telephones mobiles
Pharmacovigilance
Annuaire des fournisseurs
Gestion des stock (utilisation de pharmaML)
Achat par groupement

Un simple registre comme le tableau ci-dessus permet de répondre en partie aux obligations décrites dans la loi informatique et liberté, en ce qui concerne la tenue d'un registre des activités de traitement de données à caractère personnel.